Cómo hacer una matriz de cumplimiento normativo, paso a paso

Qué es (y qué no es) una matriz de cumplimiento normativo

Una matriz de cumplimiento normativo es el inventario de las obligaciones legales que aplican a tu institución, bajado al nivel en que alguien puede actuar: una fila por obligación, con su fuente exacta (norma y artículo), la unidad que responde, la evidencia que la demuestra y su estado.

No es un listado de leyes. “Ley 20.285” en una fila no le dice a nadie qué hacer. “Publicar la planta, contrata y honorarios con sus remuneraciones, actualizado al menos una vez al mes (art. 7, letra d)” sí. Esa diferencia, entre norma y obligación, es todo el trabajo.

Si buscas cómo hacer una matriz de cumplimiento normativo desde cero, este es el orden que funciona. Al final tienes una plantilla de matriz de cumplimiento en CSV para descargar, con filas de ejemplo ya llenas.

Paso 1: levanta el universo normativo

Antes de escribir una sola obligación, define qué normas entran. Fuentes típicas:

• Leyes y reglamentos que regulan tu giro o tu naturaleza jurídica. Para un órgano de la Administración del Estado, por ejemplo, la Ley 20.285 sobre acceso a la información pública y la Ley 20.730 de lobby.
• Normas transversales que aplican a casi todos (protección de datos, probidad, compras).
• Instrucciones de los organismos fiscalizadores que te corresponden.
• Normativa interna: reglamentos, políticas y procedimientos que la propia institución se impuso.

Un dato útil para el sector público: la letra c) del artículo 7 de la Ley 20.285 obliga a mantener publicado “el marco normativo que les sea aplicable”. Si ya lo publicas en Transparencia Activa, tienes un primer borrador del universo normativo (y si la matriz y la publicación no coinciden, una de las dos está mal).

Trabaja siempre con el texto vigente desde LeyChile, no con PDF guardados hace años. Anota la fecha de la versión que usaste: la necesitarás cuando la norma cambie.

Paso 2: desagrega cada norma en obligaciones por artículo

Lee artículo por artículo y pregúntate en cada uno: ¿obliga a mi institución a hacer, no hacer, publicar, informar o conservar algo? Si la respuesta es sí, es una fila.

Reglas prácticas:

1. Una acción, una fila. Si un artículo tiene varias letras con deberes distintos, cada letra es una obligación. El artículo 7 de la Ley 20.285 tiene letras de la a) a la m); cada una suele tener un responsable distinto.
2. Redacta con verbo. “Publicar…”, “Responder…”, “Mantener…”, “Informar…”. Evita copiar el artículo completo en la columna de obligación: el link a la norma ya lo trae.
3. Captura el plazo cuando la norma lo fija. El artículo 14 de la Ley 20.285 da un plazo máximo de 20 días hábiles para pronunciarse sobre una solicitud de acceso, prorrogable excepcionalmente por otros 10 días hábiles, comunicando la prórroga y sus fundamentos antes del vencimiento. Ese plazo va dentro de la obligación, no en una nota aparte.
4. No olvides los incisos. Muchas obligaciones están en incisos finales: el artículo 17 exige, en su inciso segundo, contar con un sistema que certifique la entrega efectiva de la información al solicitante.
5. Registra la sanción si la hay. Sirve para graduar la criticidad. Ejemplo: el artículo 47 de la Ley 20.285 sanciona el incumplimiento injustificado de las normas de Transparencia Activa con multa de 20% a 50% de las remuneraciones del infractor.

Esta etapa es la más lenta. Una ley mediana puede dar decenas de obligaciones, y es donde más se equivocan los equipos: o se quedan en el nivel de la ley (demasiado grueso) o copian cada inciso aunque no obligue a nada (demasiado fino).

Paso 3: asigna responsables según la estructura real

Cada obligación necesita una unidad responsable, no una persona con nombre y apellido (las personas rotan; las unidades, menos). Usa la estructura real de tu institución: direcciones, departamentos, áreas, procesos.

Dos recomendaciones:

• Agrega una columna de proceso. La misma unidad puede responder por obligaciones de procesos distintos (por ejemplo, la Unidad de Transparencia lleva Transparencia Activa y Transparencia Pasiva). El proceso te permite filtrar y medir.
• Evita el responsable “Todos”. Si una obligación aplica a varias unidades, crea una fila por unidad o define quién consolida.

Paso 4: define la criticidad

La criticidad ordena el trabajo cuando no alcanza para todo. Una escala de tres niveles basta:

Los criterios son una decisión interna: escríbelos y aplícalos igual en todas las unidades, o los porcentajes no serán comparables.

Paso 5: especifica la evidencia requerida

Una obligación sin evidencia definida se evalúa por intuición. Para cada fila, escribe qué documento o registro demuestra el cumplimiento: una captura fechada del sitio, un registro de solicitudes con fecha de ingreso y respuesta, un acta, un oficio, un reporte del sistema.

La pregunta que debes poder responder es: si mañana llega un fiscalizador, ¿qué le muestro? Si la respuesta es “habría que buscarlo”, la evidencia no está definida.

Paso 6: fija la periodicidad

¿Cada cuánto hay que volver a verificar la obligación?

• Mensual: cuando la norma lo dice. El artículo 7 de la Ley 20.285 exige que los antecedentes de Transparencia Activa estén actualizados, al menos, una vez al mes; el artículo 9 de la Ley 20.730 exige lo mismo para la información de los registros de agenda pública.
• Por evento: obligaciones que nacen con cada caso (cada solicitud de acceso, cada contrato).
• Anual o semestral: controles estables que no cambian seguido.

Paso 7: evalúa el estado con justificación

Usa pocos estados y bien definidos. Recomendamos tres: Sin evaluar, Cumple y No cumple. Los estados intermedios (“parcial”, “en proceso”) tienden a convertirse en el estado por defecto y esconden las brechas.

Cada “Cumple” debe llevar fecha de revisión, justificación y referencia a la evidencia. Un “Cumple” sin respaldo es una afirmación, no un control. Y cada “No cumple” debería llevar a una acción con responsable y fecha.

Paso 8: revisa y mantén la matriz viva

La matriz se desactualiza por tres vías:

1. Cambia la norma. Se modifica un artículo, se agrega una obligación o cambia un plazo. Revisa la versión vigente de cada norma de tu universo con una frecuencia definida.
2. Cambia la estructura. Se fusionan o crean unidades; las obligaciones quedan huérfanas.
3. Cambia la operación. La evidencia que servía deja de generarse.

Define un dueño de la matriz y un ciclo de revisión completo (anual, por ejemplo), además de las revisiones por periodicidad de cada fila.

La plantilla: columnas y ejemplo real

Descarga la plantilla matriz de cumplimiento (CSV, UTF-8, separador punto y coma). Abre directo en Excel con configuración regional de Chile. Columnas:

Ejemplo ilustrativo de cómo se llena. Las filas de la plantilla son obligaciones reales, verificadas en el texto vigente de LeyChile; las unidades responsables, criticidades, estados y justificaciones son ilustrativos:

Si tu institución es un órgano público, el detalle de cada letra está en qué exige el artículo 7 de la Ley 20.285, y en la página de Transparencia Activa explicamos cómo se organiza por unidad. Para el contexto específico de los municipios, revisa la página de cumplimiento para municipalidades.

Checklist antes de dar la matriz por terminada

• Cada fila es una obligación con verbo, no el nombre de una ley.
• Cada fila tiene artículo exacto y link al texto vigente.
• Ninguna fila tiene responsable “Todos” o vacío.
• La criticidad sigue criterios escritos y comunes.
• Cada obligación dice qué evidencia la demuestra.
• Cada “Cumple” tiene fecha, justificación y evidencia.
• Hay dueño de la matriz y fecha de la próxima revisión completa.

Cuándo la planilla se queda corta

Para empezar, la planilla basta. Los problemas aparecen cuando varias unidades editan a la vez, la evidencia vive en carpetas sueltas y nadie sabe quién marcó “Cumple” ni por qué. Lo analizamos en detalle en matriz de cumplimiento en Excel: hasta dónde aguanta.

Oblex, hoy en beta, lleva esta misma matriz en la web: la estructura de la institución como árbol de unidades, las obligaciones detectadas por artículo desde el texto oficial de LeyChile (con acción requerida, sanción, criticidad y evidencia sugerida), y el estado de cada una. La IA propone obligaciones, pero nunca marca “Cumple”: ese estado lo pone una persona y queda registrado con su justificación. Más detalle en la página de matriz de cumplimiento normativo.